O que é gerenciamento de projetos corporativos?
O gerenciamento de projetos corporativos refere-se ao processo de negócios e à mentalidade necessária para administrar vários projetos em toda a empresa. O processo alinha estrategicamente o portfólio, o programa e o gerenciamento de projetos, com o objetivo de criar sinergias que impulsionem o valor.
"O gerenciamento de projetos corporativos trata-se de obter os resultados desejados da forma mais eficiente possível sob todas as condições", diz Jason Scott, autor doThe Irreverent Guide to Project Managemente Consultor Principal, Fundador e CEO da 120VC, uma empresa de serviços de gerenciamento de projetos que fornece soluções humanas para impulsionar a inovação e a mudança. "Você tem que ser ágil (com um 'a' minúsculo) para por as coisas em prática e alcançar esses resultados."
Guia de gerenciamento de projetos
O seu balcão único para tudo sobre gestão de projetos
Tudo pronto para aproveitar melhor seus esforços de gerenciamento de projetos? Visite nosso guia abrangente de gerenciamento de projetos para obter dicas, práticas recomendadas e recursos gratuitos para gerenciar seu trabalho com mais eficiência.
Estrutura de gerenciamento de projetos corporativos
Uma estrutura de gerenciamento de projetos em nível corporativo é uma combinação de métodos de estratégia de negócios, governança e gerenciamento. Estruturas em níveis estratégicos, táticos e organizacionais trabalham em conjunto de forma eficiente para impulsionar a criação de valor.
"Estruturas como as do Project Management Institute (PMI) oferecem diretrizes, não regras rígidas e rápidas", diz Scott. "As organizações — e as pessoas dentro da organização — precisam estar dispostas a mudar e se transformar para entregar resultados necessários e esperados com o gerenciamento de projetos corporativos."
O relatório Pulse of the Profession Report 2021 do PMI exige uma abordagem elegante e estratégica para projetos e detalha o surgimento da "empresa ginástica", que mistura governança e estrutura com flexibilidade e uma lente de gerenciamento de mudanças, particularmente na transformação digital. O relatório abrange a mudança para o trabalho virtual devido à pandemia como um ponto crucial para organizações que têm enorme êxito, focando menos no modo de trabalho das pessoas e muito mais nos resultados.
Entendendo estruturas de gerenciamento de projetos corporativos
Estratégia e gerenciamento de projetos corporativos: o gerenciamento eficaz de projetos corporativos opera a partir de estratégia e governança descendente que abrange toda a implementação de programas e projetos. O gerenciamento de projetos corporativos ainda está evoluindo enquanto prática e, portanto, requer uma mudança cultural e um abandono dos departamentos isolados. A realidade é que os projetos, desde fusões e aquisições até grandes iniciativas de TI, têm impactos em toda a empresa no desempenho e nos orçamentos.
Apesar da necessidade premente de iniciativas para cumprir missões da empresa, a maioria das iniciativas e projetos são propensos a falhas. O relatório Pulse of the Profession do PMI de 2018 constatou que, a cada 20 segundos, mais de US$ 1 milhão é desperdiçado. Esse resultado, que é verdadeiro para empresas em todo o mundo, é a implementação de casos de negócios.
- O Enterprise Project Management Office (EPMO): O escritório de gerenciamento de projetos corporativos é uma função e prática de negócios que tem como foco objetivos estratégicos de negócios: gerenciamento, crescimento, diferenciação central, direção competitiva, valor e gestão financeira. O EPMO trabalha com e é subordinado a oficiais de alto nível hierárquico e à liderança sênior. O escritório fornece governança, gerenciamento de portfólio de projetos de práticas recomendadas, ferramentas, mentoria e padronização de processos.] O gerenciamento de projetos corporativos fornece visibilidade em todos os projetos, até o nível superior executivo, para garantir a entrega de valor e a eliminação de itens desnecessários de modo a acelerar as iniciativas corporativas, alcançando um resultado proveitoso.
- The Project Portfolio Management Office (PPMO): o escritório de gerenciamento de portfólio de projetos estabelece metodologias e processos que identificam e selecionam portfólios de projetos de maximização de valor. As responsabilidades do PPMO incluem trabalhar com executivos para especificar objetivos do portfólio e definir dados a serem enviados para propostas de projetos. O escritório determina e anuncia o mecanismo, algoritmo ou modelo usado para estimar o valor dos projetos em andamento e dos projetos propostos. Com base em estratégia e dados, o escritório recomenda prioridades de projetos e a composição do portfólio de projetos e decide como alocar recursos disponíveis do projeto. Você pode encontrar as práticas recomendadas e as rotas práticas para o sucesso do PPMO em nosso guia para gerenciamento de portfólio de projetos corporativos.
Gerenciamento de Programas e Táticas: o nível tático é responsável pelo desempenho, governança, controle, conformidade, gerenciamento de riscos e gestão de programas. Os gestores do programa se subordinam ao PPMO, que trabalha para melhorar os processos em um ambiente multiprojeto.
The Program Management Office (PMO): o escritório de gerenciamento de programas se subordina a executivos seniores e aos patrocinadores do projeto. O gerenciamento do programas controla vários projetos de apoio a programas que geralmente são interdependentes e envolvem vários departamentos da empresa. PMOs estratégicos ajudam a controlar o portfólio, a priorização e a estratégia com base em diretrizes do nível da organização. O escritório coordena recursos de vários departamentos, gera relatórios para executivos e patrocinadores de projetos, identifica dependências de projetos e coordena projetos.
Como o gerenciamento de projetos corporativos é diferente do gerenciamento de programas?
O gerenciamento de projetos corporativos é orientado por missão, estratégia e valor, enquanto o gerenciamento de programas é um esforço tático. Os escritórios do EPM lidam com vários programas que se alinham à estratégia corporativa e ao valor dos negócios.
A liderança sênior e da alta chefia são responsáveis por definir a visão e a estratégia para todos os níveis da empresa. Em contrapartida, o escritório de gerenciamento de programas trabalha no nível tático. O PMO fornece diretrizes para o programa, análise e resolução de riscos, métricas de desempenho e outros dados. Os PMOs também garantem o cumprimento das normas de gerenciamento de projetos.
As atividades de gerenciamento de operações e de projetos têm como foco recursos humanos, compras, gerenciamento de produtos, marketing, vendas e atendimento ao cliente, produção, cadeia de suprimentos e logística.
Nesse domínio, o PMO apoia a administração da equipe de gerenciamento de projetos e regula processos de gestão relacionados a projetos. O PMO é responsável por garantir o acompanhamento preciso de tempo e de custos, relatórios de status e a entrega de projetos aprovados dentro do prazo e dentro do orçamento.
O gerenciamento de projetos é uma área prática complexa e valiosa com muitas partes móveis. Veja as melhores práticas e objetivos lendo uma visão geral do gerenciamento de projetos.
Como o gerenciamento de projetos corporativos é diferente do gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos corporativos se concentra em objetivos estratégicos e na entrega de planos de negócios. O objetivo do gerenciamento de projetos é fornecer produtos resultantes de qualidade dentro do escopo, custo e cronograma especificados.
Os escritórios de gerenciamento de programas são responsáveis pela entrega de produtos e de serviços de qualidade dentro do escopo, do prazo e do orçamento. As partes interessadas do EPM incluem líderes de equipe, membros da equipe, especialistas no assunto e proprietários de processos.
Funções e responsabilidades no gerenciamento de projetos corporativos
As funções e responsabilidades no gerenciamento de projetos corporativos variam de organização para organização. Em um ambiente de EPM maduro, o CEO ou COO é o nível superior de comando, e eles recebem apoio de um diretor de projetos e de um gerente de projetos corporativos.
Aqui está uma breve visão geral das funções de alto nível no gerenciamento de projetos corporativos:
- Diretor Executivo (CEO) ou Diretor de Operações (COO): dependendo da estrutura organizacional, o CEO ou o COO é a autoridade máxima na hierarquia. Os CEOs são proponentes de mudança e as forças motrizes por trás de uma cultura que apoia a agilidade organizacional e a adoção de novas tecnologias. Em uma Pesquisa de Executivos da Forbes Insights de 2019, 92% consideram o escritório de gerenciamento de programas uma força transformadora para a adoção de tecnologia disruptiva. E quase 90% dos entrevistados executivos acreditam que o EPMO é um elemento crítico em futuras transformações digitais.
- Diretor de Projetos (CPO): CPOs são executivos de nível de diretoria. Os CPOs patrocinam e supervisionam projetos, portfólios e programas importantes para alcançar objetivos estratégicos de negócios. Eles avaliam riscos e garantem que estejam bem equilibrados com recompensas. Um dos aspectos cruciais da função é impulsionar eficiências e articulações entre projetos, inclusive a certificação de que cada projeto tenha um líder eficaz. O CPO também é responsável pela implementação da metodologia adequada de gerenciamento de projetos e controla o escopo do projeto. No geral, a função é responsável por alcançar a excelência na execução.
- Gerente de projetos corporativos: Os gerentes de projetos corporativos são responsáveis por garantir que todos os projetos em uma organização atendam às expectativas com base na direção do CEO e do CPO. Os gerentes de projetos corporativos não estão necessariamente envolvidos com os detalhes de determinados projetos, mas sim com a condução dos projetos para que se alinhem com metas de alto nível. Ao mesmo tempo, cada projeto do portfólio precisa ser concluído dentro do prazo e abaixo do orçamento.
Os principais atores da transformação no gerenciamento de projetos de toda a empresa incluem os seguintes:
- Proprietário executivo do EPM: todo projeto de sucesso deve ter um líder que seja a voz e o promotor do projeto. O proprietário executivo deve definir a visão e a condução para a solução de gerenciamento de projetos corporativos da organização e defender a visão e a liderança do EPM no seu grupo de trabalho.
- Patrocinador do EPM: o patrocinador representa a ponte entre a visão e a orientação de alto nível e o planejamento e a execução diária para alcançar o gerenciamento de projetos corporativos.
Um olhar mais atento sobre o que um gerente de projeto corporativo faz
Gerentes de projetos corporativos se concentram no problema central a ser resolvido. Com a contribuição de patrocinadores e partes interessadas, o gerente de projetos corporativos decide como abordar o problema identificando objetivos, escopo e tarefas para entregar o resultado desejado.
As responsabilidades de um gerente de projetos corporativos incluem as seguintes:
- Sustentação da visão: os gerentes de projetos corporativos bem-sucedidos sustentam a visão corporativa, os objetivos e o propósito essencial com prioridade. O gerente dedica tempo suficiente para obter uma compreensão ampla do valor do projeto e garante que todas as partes interessadas o compreendam.
- Entendimento de mercado: os gerentes de projetos corporativos precisam ter uma clara visão geral do ambiente de mercado que impacta cada projeto e usar esse conhecimento para determinar o mérito do projeto, organização e supervisão.
- Fornecimento de uma estrutura para atividades do projeto: com base em diretrizes estratégicas, os gerentes de projetos corporativos fornecem à liderança uma estrutura clara para os membros da equipe seguirem de modo a concluírem os projetos.
- Recrutamento de participantes: com todas as necessidades de habilidades e do projeto, os gerentes de projetos corporativos escolhem fornecedores internos e externos. Eles também contratam novos talentos para realizar projetos com a maior eficiência possível.
- Prevenção da duplicação e reconhecimento de oportunidades: os gerentes de projetos corporativos identificam quando os projetos entram em conflito ou geram esforços em dobro desnecessários, uma vez que têm uma visão geral das iniciativas e familiaridade com elas.
- Negociação com executivos: quando o pessoal, os orçamentos e o tempo — ou nas ocasiões em que o próprio projeto — precisam de reconsideração, o EPM trabalhará com executivos e gerentes de negócios para que os projetos sejam realizados.
- Identificação de recursos necessários: após ter se planejado, o gerente de projetos corporativos revisa todos os requisitos. Depois que as necessidades forem esclarecidas, o gerente de projetos corporativos conciliará todos os serviços, materiais e pessoal, internos e externos, com as restrições orçamentárias.
- Definição de marcos e coordenação de atividades: para entregar projetos e portfólios em tempo hábil e dentro do orçamento, os gerentes de projeto esclarecem as dúvidas de todos os membros da equipe. As tarefas incluem supervisão e atribuição de funções, entregas e planos viáveis que todas as partes interessadas e funcionários podem entender.
- Garantia de contribuição dos e benefícios aos membros da equipe: o engajamento dos membros da equipe anda lado a lado com a visão. A liderança dos gerentes de projetos corporativos incentiva todos a trabalhar em conjunto com um único objetivo para agir no mais alto nível possível.
- Mediação de conflitos: o desenvolvimento de projetos e portfólios é um processo complexo que envolve enormes recursos humanos e monetários. O nível de complexidade requer habilidades de gerenciamento aperfeiçoadas para evitar conflitos. As técnicas de resolução de conflitos incluem a resolução vantajosa para todas as partes, em que todas as partes atingem seus objetivos e alcançam um comprometimento satisfatório. Acima de tudo, os gerentes de projetos corporativos fornecem feedback contínuo e são flexíveis para evitar conflitos antes que eles comecem.
- Aproveitamento de lições aprendidas: gerentes de projetos bem-sucedidos revisam dados críticos durante os projetos e depois identificam possíveis problemas e melhoram projetos futuros. Aplique avaliações de falhas de projetos, sucessos e lições aprendidas a fim de refinar processos para melhoria contínua.
Existem muitas etapas, contribuições e parcerias envolvidas na entrega do valor do projeto. Aprenda a assumir o controle entendendo as fases do gerenciamento de projetos.
Elementos do gerenciamento de projetos corporativos
São sete componentes ou elementos envolvidos no gerenciamento de projetos corporativos: controle e análise de riscos, estimativa, análise de metodologias, comunicação de problemas na escala hierárquica, gerenciamento de tempo, sistemas de informação e treinamento e mentoria.
Esses elementos são descritos em detalhes abaixo.
1. Controle e análise de riscos
Uma metodologia bem elaborada de análise de riscos ajudará você a decidir o valor aceitável do risco tendo em vista as potenciais recompensas dos projetos. O gerenciamento de riscos é vital para organizações de todos os tamanhos. Conheça as práticas recomendadas e obtenha modelos e muito mais em nosso guia para a implementação de gerenciamento de riscos corporativos.
Modelo do plano de gerenciamento de riscos de projeto
Baixe o modelo do plano de gerenciamento de riscos de projeto
Este modelo é fácil de personalizar com base em detalhes do projeto, tolerância ao risco e processos de mitigação. Adicione dados e cálculos, anote funções e responsabilidades, identifique riscos e registre riscos para análise e monitoramento.
2. Estimativa estruturada
O ideal é que a gerência aprove um processo e uma metodologia de estimativa para publicação para os gerentes de projetos cumpram em uma grande organização. Em seguida, o gerente do projeto deve explicar o tempo e o orçamento estimados para o gerenciamento antes de prosseguir. Estimativas de três pontos que incluem as visões otimista, provável e pessimista também fornecem uma base rigorosa para estimativas de contingência.
3. Avaliações de projetos
O gerenciamento de projetos corporativos exige avaliações em vários pontos durante o ciclo de vida do projeto. O PMI recomenda avaliações de compromisso, inicialização, progresso e encerramento. O objetivo dessas avaliações é dar a devida atenção ao processo por meio de verificações de padrões, status e problemas e criar atualizações do plano de mitigação de riscos. Além disso, as avaliações dão apoio aos gerentes de projetos, servindo como consulta de valor agregado.
4. Treinamento em gerenciamento de projetos
O treinamento acelera a competência e as habilidades de tomada de decisão dos gerentes de projeto e reduz as taxas de desistência. A função do treinador é atuar como mentor, fornecer ajuda em períodos críticos e assistência na tomada de decisões de alto risco. Um bom treinador ajudará o gerente de projeto a entender a necessidade de aprimoramento de habilidades a criar seu plano de desenvolvimento.
5. Gerenciamento de problemas escalonado
Os projetos muitas vezes consomem mais esforço e tempo do que o necessário, ou falham devido à incapacidade de detectar e assumir problemas à medida que surgem. São analisadas questões de diferentes projetos que compartilham questões fundamentais, e os resultados são usados para priorizar mudanças de sistema ou da organização, iniciativas de qualidade departamental ou outros desafios que impeçam o progresso. Pode ser útil ter uma lista de verificação para avaliações de processos.
6. Acompanhamento do tempo e contabilidade
Este é um dos aspectos mais críticos — e mais difíceis — do gerenciamento de projetos. O acompanhamento do tempo e a contabilidade são essenciais para a documentação atual e histórica e a compreensão do ROI do projeto. Crie diretrizes de estimativa, baseadas em projetos passados e gerenciadas no nível do gerente de projetos, e faça com que o gerente de projeto avalie-as e verifique o tempo e o orçamento excessivos. O Software de gerenciamento de projetos é de suma importância para tornar o acompanhamento do tempo e a contabilidade mais gerenciáveis e compartilháveis e para a criação de um banco de dados no qual você possa desenvolver diretrizes de estimativa de finanças e de tempo.
Modelo de orçamento do projeto
Baixar o modelo de orçamento de projeto
Entregue projetos em tempo hábil e abaixo do orçamento com este modelo de orçamento, que permite acompanhar mão de obra, custos fixos, materiais e outros elementos. Gerencie facilmente gastos adicionais e forneça insights sobre a variância orçamentária, para que todos os membros da equipe e partes interessadas sejam informados com este modelo prático.
7. Sistemas de Software
As empresas podem usar Software de gerenciamento de projetos corporativos para medir o progresso, lidar com o escopo e fornecer projetos que correspondam às metas dos negócios. As ferramentas estão disponíveis como ferramentas separadas para compradores de um nicho específico ou soluções de pacotes completos.
O que são projetos corporativos?
Empresas voltadas para transformação e mudanças tendem a criar projetos corporativos, que são projetos de grande escala que impactam toda a organização e incluem centenas (ou até milhares) de partes interessadas. Empresas com uma presença global adotam cada vez mais projetos corporativos para melhorar a cultura da empresa, gerar valor para os acionistas e entregar produtos de qualidade.
Aqui estão alguns exemplos de projetos corporativos:
- Tesla, Inc.: Desde 2008, a visão ousada da Tesla é "acelerar a transição para a energia sustentável em todo o mundo". O escopo global dessa visão é um exemplo de pensamento proativo de sistemas e forte liderança executiva. Apesar de manter divisões regionais, a Tesla adere às diretrizes de gerenciamento de projetos corporativos e é centralizada, e toda a organização é controlada por meio de decisões tomadas por um grupo ou equipe central. O método é aplicar princípios de desenvolvimento de EPM e de Software a ciclos curtos de desenvolvimento, a fim de criar veículos elétricos inovadores. Os funcionários da Tesla compartilham uma visão comum ("faça o impossível") para unir as pessoas e reduzir os conflitos. As equipes são incentivadas a pensar como donos e a inovar constantemente. A empresa recompensa contribuições inovadoras de funcionários. Como resultado, a Tesla é um dos principais fabricantes de automóveis elétricos do mundo.
- Lowe's Companies, Inc.: a empresa aproveita o gerenciamento de projetos corporativos para executar tarefas críticas aos negócios com base em sua declaração de visão: "Forneceremos soluções valorizadas pelo cliente com os melhores preços, produtos e serviços para fazer da Lowe a primeira escolha do cliente para reformas domésticas." Algumas das iniciativas de EPM da empresa incluem expansões no Canadá, pré-planejamento para escassez de mão de obra, e novos sistemas, como o programa de autopagamento. As soluções de gerenciamento de projetos corporativos da Lowe permitem decisões alinhadas com o modelo operacional da empresa, com a direção estratégica e com áreas que têm potencial de crescimento.
- Toyota Motor Credit Corporation: a empresa oferece produtos financeiros e de seguros para revendedores e clientes da Toyota que utilizam a marca Toyota Financial Services. Em 2001, a Toyota Motor Credit Corporation decidiu implementar o EPM para alinhar projetos com a estratégia corporativa e usar dados para impulsionar a tomada de decisões. A iniciativa foi importante para uma rede global que abrange a maior parte de seu mercado, a serviço de 5,4 milhões de clientes. O primeiro projeto foi a implantação do EPM. Enquanto os executivos prontamente aceitaram a mudança, alguns gerentes de projetos tiveram dificuldade em aceitar a perda de autonomia e de controle percebida. Hoje, todos os portfólios e projetos são pontuados com relação a três critérios de sucesso — tempo, custo e escopo — para alinhar com transparência e com complexidade reduzida os resultados do projeto à estratégia. O mantra da empresa é "simplicidade" quanto ao alinhamento correto às estruturas de estratégia, governança e execução de projetos.
As melhores práticas de gerenciamento de projetos corporativos começam com a liderança
As práticas mais eficazes no gerenciamento de projetos corporativos estão relacionadas à liderança. A função mais elevada do EPM é o apoio à mudança, à transformação, à melhoria e ao valor em todos os setores empresariais.
Scott, da 120VC, diz que tudo no gerenciamento de projetos contemporâneos, principalmente no nível empresarial, depende de uma forte liderança. Ele e sua equipe desenvolveram sua metodologia e a usaram em projetos corporativos em empresas da Fortune 100 por mais de 20 anos, incluindo muitos projetos de desenvolvimento de TI. Felizmente, esse modelo é escalonável e se aplica a projetos e portfólios de todos os tipos.
"A maioria dos gerentes de projetos está imersa no processo e pensa que tem autoridade. No entanto, geralmente não têm", diz Scott. "Isso porque, em muitas empresas que não praticam o EPM, o gerenciamento de projetos e os gerentes não têm uma 'casa' nem apoio da liderança. A liderança precisa vir do topo.
"As organizações precisam de um plano (baseado em missões) e uma equipe (baseada em missões e capacitadas) para chegar aos resultados necessários", acrescenta Scott.
O processo da 120VC, que é compatível com o PMI, é um processo iterativo, ágil e interconectado que melhora a cultura organizacional e se concentra em capacitar os seres humanos que entregam projetos e prosperam em um ambiente que estimula resultados. O acelerador de transformação se aplica à organização e à conclusão de projetos.
Os líderes se certificam de que cada projeto empreendido se enquadre na estratégia de negócios. Essa abordagem cultural é o fator mais significativo no sucesso de projetos e de portfólios. Técnicas consolidadas de liderança, como as descritas abaixo, são o motor que executa qualquer projetos de qualquer tamanho:
- Gerenciamento da mudança organizacional: todos os projetos e portfólios são exercícios de disciplina em mudança. Mentalidade do gerenciamento da mudança. A ideia é promover a cultura e otimizar o desempenho dos membros da equipe. A visão do topo e uma perspectiva flexível implicam a opção permanente de mudança.
- Gerenciamento da demanda da equipe do projeto:no geral e em cada etapa do caminho, o objetivo é maximizar o trabalho dos membros da equipe, minimizar os ciclos de desperdício e a desorganização e obter recursos para o projeto a tempo.
- Liderança em gerenciamento de projetos corporativos: no nível corporativo, o gerenciamento de alto escalão define claramente os resultados, envolve todas as equipes e fornecedores, gerencia dependências interorganizacionais e trabalha com prazos e orçamentos fixos.
- Gerenciamento de portfólio: equilibre o orçamento e, após uma avaliação, "roube dos programas ricos e dê aos programas pobres", recomenda Scott. O objetivo é maximizar os resultados do portfólio em todos os programas.
- Gerenciamento de programas: como no gerenciamento de portfólio, equilibre o orçamento e redistribua os ativos. No geral, os gerentes de programas buscam maximizar os resultados desejados dos programas em todos os projetos.
- Gerenciamento Agile de produtos: O gerenciamento flexível de produtos em qualquer tipo de empresa, seja em uma empresa de TI, de manufatura ou de serviços, implica a definição do resultado, e isso requer a disposição para e a capacidade de experimentar.
"A abordagem é ter mais de uma ferramenta no kit de ferramentas", enfatiza Scott. Ele observa que empresas ligadas a uma modalidade podem não obter os resultados de que precisam. Em vez disso, uma ampla gama de habilidades e uma abertura a novos conhecimentos fazem a diferença entre vencedores e perdedores em um mercado mundial cada vez mais competitivo. Saiba mais lendo nosso guia depráticas recomendadas de gerenciamento de projetos testadas por especialistas.
Fatores que tornam o gerenciamento de projetos corporativos bem-sucedido
O gerenciamento bem-sucedido de projetos corporativos atende aos objetivos abrangentes da organização. As empresas prosperam no longo prazo dedicando-se à melhoria contínua, e não a lucros imediatos. O EPM exige que as empresas mantenham altos padrões, uma estrutura uniforme de relatórios e liderança e suporte centralizados.
Os fatores críticos de sucesso do gerenciamento de projetos corporativos incluem os seguintes:
- Autonomia: se uma organização está introduzindo um EPMO, a introdução deve obedecer às melhores práticas de gerenciamento de mudanças organizacionais. Os gerentes de programas e de projetos precisam entender que o gerenciamento empresarial descendente complementa o trabalho deles e existe para proporcionar ajuda adicional. Todos os escritórios e seu pessoal são capacitados a fazer seu trabalho enquanto todos trabalham em direção a um objetivo comum.
- Expertise: para que o escritório de gerenciamento de projetos corporativos seja eficaz, aloque pessoas que tenham experiência em gerenciamento de projetos e perspicácia em negócios, e treine gerentes de projetos. Exija que os novos contratados atendam a padrões de alta qualidade definidos pela empresa.
- Execução de padronização: padronize processos nos diversos departamentos da organização.
- Mudança estrutural efetiva: é essencial ter uma estrutura, por isso os escritórios de gerenciamento de projetos estão subordinados direta ou indiretamente ao escritório de gerenciamento de projetos corporativos e, em última instância, ao CEO. Os meios de comunicação e o processo de escalada do assunto devem ser claros para evitar dificuldades.
- Suporte executivo: deve haver suporte e adesão constantes da liderança para que o escritório de gerenciamento de projetos corporativos cumpra sua função. O escritório de gerenciamento de projetos corporativos apoia a liderança organizacional e não interfere em suas responsabilidades nem em sua autoridade.
Como determinar se a estrutura do EPM é adequada para sua organização
Pode ser fácil decidir que o gerenciamento de projetos corporativos é o caminho mais viável para sua empresa. Quando o número e a qualidade dos projetos se tornam incontroláveis, quando poucos projetos são concluídos, ou quando poucos produzem os resultados desejados, a estrutura de gerenciamento de projetos corporativos fornece uma solução.
Os principais aspectos a considerar incluem os seguintes:
- Porte da empresa: quanto mais complexa é a organização, mais útil é o EPM na integração e na simplificação dos esforços.
- Mentalidade: o EPM requer que se lance um novo olhar em todo o portfólio de projetos, classificando-os com base naqueles que têm valor potencial para a empresa. Esse valor corresponde à evolução e reinvenção organizacional, em vez da preservação do status quo e do atendimento aos planos de desempenho da unidade de negócios. Projetos com maior valor têm prioridade, e projetos de baixo valor são avaliados para cancelamento.
- Maturidade de gerenciamento de projetos: na fase inicial de maturidade do gerenciamento de projetos, as equipes não definem adequadamente sua abordagem para projetos, não os entregam a tempo ou dentro do prazo e não lidam bem com as mudanças. Organizações com recursos mais maduros de gerenciamento de projetos são melhores candidatas para transformar e alterar as demandas de gerenciamento de projetos corporativos.
- Avaliação e equilíbrio de projetos: uma empresa se torna um dos principais candidatos ao EPM quando o número de projetos excede sua capacidade atual de acompanhar projetos atuais e monitorar com eficiência os resultados.
Benefícios da metodologia de gerenciamento de projetos corporativos
Um escritório de gerenciamento de projetos corporativos pode ir além do gerenciamento de projetos, programas e portfólios, de modo a apoiar estratégias gerais de gerenciamento. O plano de gerenciamento de projetos corporativos reúne escritórios de gerenciamento de projetos e oferece benefícios únicos para a organização.
"Os resultados tratam-se da cultura organizacional, e cultura é a atitude das pessoas", diz Scott. "São as pessoas que entregam projetos, e o melhor gerenciamento de projetos corporativos se concentra no desenvolvimento de pessoas."
Os benefícios do gerenciamento de projetos corporativos incluem os seguintes:
- Visibilidade e envolvimento executivo: uma vez que um EPMO opera em um nível estratégico, programas e portfólios são mais visíveis para o nível mais alto da organização.
- Melhor alinhamento com objetivos estratégicos: antes de lançar qualquer projeto, os gestores precisam verificar projetos em comparação a estratégias e metas da empresa para garantir o valor geral e a capacidade de entregar um ROI expressivo.
- Organização fortalecida: por meio do gerenciamento e da análise do portfólio de projetos, os gerentes promovem o melhor e mais eficiente uso dos recursos, suprimem projetos duplicados, coletam informações e desenvolvem melhores práticas. Partes interessadas, membros da equipe e a organização em geral se beneficiam de comunicação, gerenciamento de recursos e produtividade aprimorados.
Vantagens do gerenciamento de projetos corporativos
O gerenciamento de projetos corporativos (e o EPMO) executam projetos para melhorar as sinergias de gerenciamento de projetos, programas e portfólios. A estrutura fornece um nível abrangente de controle que melhora os resultados do projeto e beneficia toda a organização.
As vantagens do gerenciamento de projetos corporativos incluem:
- Coordenação de operações globais: o gerenciamento centralizado de projetos corporativos reúne departamentos e escritórios distribuídos geograficamente. A colaboração e o apoio resultante de projetos multifuncionais conectam pessoas e processos em um objetivo comum.
- Entendendo a demanda: a previsão de demanda é essencial para um gerenciamento de projetos corporativos bem-sucedido. Os projetos devem ser iniciados e priorizados diante da demanda com base nas necessidades da empresa.
- Avaliação de melhor valor: com uma visão mais ampla em toda a organização, um escritório de gerenciamento de projetos corporativos também pode estar bem posicionado para avaliar o valor, o ROI e os projetos da organização. No entanto, um retorno financeiro pode não ser o objetivo imediato — o valor pode ter origem em uma perspectiva de aprendizado e inovação.
- Simplificação e redução de custos: sistemas organizados e visibilidade em vários departamentos eliminam a duplicação de esforços. Outro benefício óbvio do EPM é a redução de custos, devido à eliminação ou redução de horas extras, ordens de modificação e outras despesas evitáveis.
- Melhores resultados do projeto: a medida precisa de qualquer solução de gerenciamento de projetos vem do desempenho do projeto. Os benefícios reais são a melhoria de longo prazo e em toda a organização do desempenho orçamentário, da qualidade do trabalho, do engajamento dos funcionários, da inovação e da competitividade no mercado.
Desvantagens da metodologia de gerenciamento de projetos corporativos
Implementar o gerenciamento de projetos corporativos pode representar um desafio significativo. Muitas pessoas têm que concordar com as mudanças e estar dispostas a fazer mudanças culturais e de processos que podem ser desconfortáveis para os gerentes e as equipes.
"Há uma desvantagem peculiar — que é sair da zona de conforto. Não é fácil", ressalta Scott. "Esse processo requer o abandono do status quo. Acertar o processo é mais fácil do que fazer as tarefas. Na maioria das vezes, quando as tarefas param, as pessoas ficam presas no processo — elas ficam presas aos detalhes. Bons gerentes de projetos em todos os níveis não se trata de escopo e cronograma, mas são sobre todos os dias verificando se eles estão entregando o resultado certo e criando valor para a organização em geral."
O que sua empresa pode economizar dependerá de muitos fatores, incluindo a cultura da empresa, o custo de implementação, a estrutura da organização e a habilidade do gerente de projetos corporativos. Considere também os seguintes desafios comuns:
- Falta de apoio: a facilidade de implementação dependerá da organização. As empresas podem ter dificuldade com a implementação quando não têm o suporte necessário.
- Mudanças departamentais: departamentos não diretamente afetados pela mudança para o EPM, como o RH, podem precisar modificar seus procedimentos para apoiar o novo modelo.
- Obstáculos na comunicação: você pode minimizar as dificuldades, priorizando a comunicação clara e garantindo que todas as mudanças sejam realistas.
Desafios do gerenciamento de projetos corporativos
As empresas têm desafios a superar ao implementar o gerenciamento de projetos corporativos, por isso é essencial entendê-los antecipadamente. As pessoas, o financiamento e o apoio tecnológico certos precisam estar disponíveis para garantir operações tranquilas.
"Não há desvantagem no gerenciamento de projetos corporativos, exceto o desafio de que todos precisam trabalhar em um objetivo comum", diz Scott. "Todo mundo também precisa ter mais de uma ferramenta no kit de ferramentas. Não se trata de ser Agile — o que não se aplica a todos os projetos que não são de TI. Trata-se de abordagens ágeis para desenvolver o domínio em torno de todas as disciplinas envolvidas no gerenciamento de projetos."
Os desafios do gerenciamento de projetos corporativos incluem:
- Financiamento adequado: o gerenciamento precisa alocar recursos adequados para projetos que foram determinados para entregar ROI adequado com base na estratégia. Você pode usar relatórios financeiros em detalhes para ajudar a medir o sucesso e também pode procurar maneiras de melhorar e analisar projetos que devem ser eliminados ou redimensionados.
- Profissionais qualificados: contratar as pessoas certas e treinar funcionários existentes pode significar a diferença entre sucesso e fracasso.
- Suporte tecnológico: em organizações com grandes portfólios de projetos, a maneira mais eficaz de gerenciar e monitorar esforços é com soluções de Software que correspondem às necessidades da empresa.
Como implementar o gerenciamento de projetos corporativos
A mudança para o EPM é um projeto em si. É uma oportunidade de demonstrar conceitos de mudança e valor em toda a organização. As funções e as responsabilidades da implementação do EPM refletem a oportunidade e a mentalidade na gerenciamento de projetos corporativos.
"Os obstáculos à implementação de gerenciamento de projetos corporativos são viés de informação e de confirmação", diz Scott, da 120VC. Com uma liderança forte e uma comunicação eficaz e contínua, as pessoas podem deixar de fazer aquilo em que acreditam e passar a fazer o que funciona.
Implemente o EPM com a devida ponderação. Toda organização tem necessidades únicas, por isso um EPMO precisa ser adaptado de modo a se adequar à cultura da empresa e ser capaz de lidar com quaisquer desafios e riscos. Um excelente processo a ser usado antes de avançar é revisar a lista de verificação abaixo e realizar uma análise de avaliação de risco empresarial.
Baixe a lista de verificação de implementação de gerenciamento de projetos corporativos
Painel de gerenciamento de projetos corporativos do Smartsheet
Os painéis exibem informações críticas de alto nível sobre o desempenho do negócio. O painel central de controle desse painel de gerenciamento de projetos corporativos fornece uma visão geral das informações vitais, que você pode compartilhar com as partes apropriadas. O modelo de gerenciamento do portfólio de projetos facilita a compreensão mais detalhada da integridade dos portfólios, tanto como um todo, quanto individualmente. Adicione o modelo de planejamento de demanda para prever dados de estoque e da cadeia de suprimentos para facilitar o planejamento. Os modelos de gerenciamento de projetos em nível corporativo são personalizáveis com novas ferramentas e dispositivos.
O que é um sistema de gerenciamento de projetos corporativos?
Sistemas de gerenciamento de projetos corporativos são aplicativos de Software criados para atender especificamente às necessidades de organizações de grande escala. As ferramentas de gerenciamento de projetos corporativos são soluções ampliadas construídas para empresas com grande número de projetos e equipes maiores.
História e evolução do gerenciamento de projetos corporativos
Da década de 1940 até a década de 1990, os sistemas organizacionais tinham enfoque em projetos individuais, planejamento e coordenação. Hoje, o EPM abrange departamentos e locais diversos com a ajuda de ferramentas de Software.
As práticas de governança de TI influenciaram o EPM nos últimos anos. Hoje, a prática evoluiu para um conjunto de técnicas e atividades inter-relacionadas que as empresas aplicam sistematicamente para maximizar o ROI, tanto em projetos quanto em pessoas.
A motivação por trás dela é atender às exigências dos negócios, impulsionando a mudança e reduzindo a complexidade. Saiba mais sobre o que as organizações podem realizar com ogerenciamento de portfólio empresarial.
Futuro do gerenciamento de projetos corporativos
À medida que a pressão para que as empresas entreguem resultados mais rápidos aumenta, mais organizações provavelmente adotarão o gerenciamento de projetos corporativos. Novas formas de melhorar a prática incluem maior alavancagem de dados e tecnologias, como a IA, que mudará a estrutura e a natureza da própria prática.
A mudança é disruptiva, mas também traz oportunidades. A pandemia forçou uma reavaliação de como as empresas operam para muitas empresas e como elas podem se transformar para lidar com todos os tipos de eventos naturais e industriais. Com o uso da IA para interpretar metadados, a flexibilidade futura da prática de trabalho é apoiada e ajuda as empresas a enfrentar os fatores de estresse e a dar a volta por cima.
Impulsione os resultados em nível corporativo com o Smartsheet para gerenciamento de projetos
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.