O que é um patrocinador de projeto?
Patrocinador do projeto é uma função de gerenciamento sênior que fornece recursos, suporte e liderança para a equipe do projeto e geralmente "é dono" do projeto. Essa pessoa também serve como um vínculo entre o gerente de projeto e outros grupos de tomada de decisão.
A quantidade de tempo que o patrocinador do projeto deve dedicar a uma atribuição varia de acordo com sua função dentro da empresa (por exemplo, o CEO da empresa pode ter menos tempo para gastar no projeto do que um diretor ou proprietário de produto). Certifique-se de discutir a função e as expectativas antes do início do projeto, para que todos entendam sua parte e contribuições.
Um patrocinador de projeto também pode ser chamado de patrocinador de produto, diretor de projeto, gerente de conta ou gerente de unidade de negócios.
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Qual é a função de um patrocinador de projeto?
O patrocinador do projeto desempenha um papel crítico na visão e governança do projeto. O patrocinador do projeto monitora o progresso, ajuda a resolver problemas e atua como uma linha adicional de comunicação entre membros da equipe, clientes e partes interessadas.
Leia nosso guia sobre gerenciamento integrado de projetos para saber mais.
No artigo da conferência de 2006 "Exploring the role of the project sponsor", os autores Les Labuschagne, Terry Cooke-Davies, Lynn Crawford, Brian J. Hobbs e Kaye Remington explicam que o patrocinador do projeto terá objetivos diferentes nas três categorias seguintes de relacionamentos em uma organização:
- Vertical para cima: esses relacionamentos incluem a equipe de liderança executiva, como o diretor executivo, o diretor financeiro e o diretor de informações. No artigo, Labuschagne escreve que o patrocinador do projeto é "encarregado de cumprir os objetivos estratégicos formulados pela equipe executiva".
- Horizontal: esses relacionamentos incluem representantes das principais partes interessadas e gerentes de programa que são "responsáveis por alcançar os benefícios comerciais dos novos produtos ou serviços que o gerente de projeto entrega", de acordo com o artigo.
- Vertical para baixo: essas funções incluem o gerente de projeto ou programa e a equipe de projeto. O patrocinador do projeto, nas palavras de Labuschagne, "exigirá que o gerente de projeto e a equipe executem suas atividades de forma eficaz e eficiente e, por sua vez, o mesmo é esperado do ponto de vista do gerente e da equipe".
Responsabilidades dos patrocinadores do projeto
A função do patrocinador do projeto incorpora todo o ciclo de vida do projeto, com diferentes responsabilidades ao longo de cada fase de um projeto, conforme detalhado abaixo:
- Fase de planejamento: o patrocinador do projeto garante que os planos sejam realistas, serve como um ponto de escalada para problemas e desafios e observa a eficácia da equipe de projeto.
- Fase de implementação: o patrocinador do projeto trabalha com o gerente de projeto para fornecer feedback, identificar a causa raiz de quaisquer problemas e reconhecer a conclusão de marcos.
- Fase de fechamento: o patrocinador do projeto realiza uma avaliação pós-projeto sobre o desempenho do projeto. Além disso, eles mantêm espaço para feedback construtivo sobre o sucesso ou fracasso do projeto.
Um patrocinador do projeto deve estar preparado com perguntas para cada fase do projeto, da seguinte forma:
- Fase de planejamento:
- Qual é o propósito deste projeto e como é o sucesso?
- O que será necessário de mim para este projeto?
- Quem são as principais partes interessadas e qual é o nível de envolvimento delas?
- Quais são os requisitos da equipe para este projeto? Temos essa disponibilidade?
- As estimativas de custos são realistas para o orçamento do cliente?
- Fase de implementação
- Como podemos melhorar o plano?
- Há algo que eu possa fazer para ajudar?
- Quais riscos de projeto precisamos abordar?
- Há alguma preocupação ou problemas que precisam ser abordados?
- Estamos chegando às conclusões de marcos como previsto?
- Fase de fechamento:
- O que fez este projeto ser bem-sucedido ou sem sucesso?
- O que podemos fazer diferente da próxima vez?
- Que problemas tivemos e como podemos impedi-los em projetos futuros?
- O que teria facilitado este projeto?
- Você tem algum feedback para mim?
Exemplo de um patrocinador de projeto
Em um projeto de implementação para uma empresa de software, o patrocinador do projeto pode ser o diretor de serviços de dados. Eles supervisionam as equipes de implementação, web e produtos; recebem atualizações e aprovam solicitações do gerente de projeto; e lidam com perguntas e fornecem recursos para as três equipes.
Como um patrocinador de projeto se difere de outros membros da equipe
Pode ser confuso diferenciar o patrocinador do projeto de outras funções na equipe do projeto, já que eles trabalham tão próximos. No entanto, as diferenças entre as funções se tornam mais evidentes quando você divide as responsabilidades de cada um.
Modelo de funções e responsabilidades
Baixar modelo de funções e responsabilidades
Use este modelo, disponível como um slide do PowerPoint editável, para entender, organizar e atribuir funções dentro de sua equipe de projeto. O modelo inclui espaço para adicionar uma breve descrição das responsabilidades de cada função e observar como cada função se compara à do patrocinador do projeto. Atribua facilmente um membro da equipe a cada função e inclua o modelo em sua apresentação maior de reunião de projeto.
Patrocinador do projeto VS. Gerente de projetos
Enquanto um patrocinador de projeto fornece recursos e suporte para garantir resultados bem-sucedidos, um gerente de projeto se concentra na execução e entrega de projetos.
Henrico Dolfing é consultor de recuperação de projetos e autor de The Project Success Model. "Gerentes de projeto entregam projetos; os patrocinadores do projeto entregam valor ao negócio", diz ele. "Como patrocinador do projeto, você é responsável por entregar à organização resultados e benefícios de negócios. A equipe do projeto e o comitê gestor existem para ajudá-lo a entregar os resultados e a realizar os benefícios."
Patrocinador do projeto VS. Proprietário do produto
O patrocinador do projeto se concentra na visão e na utilização de recursos, e serve como um defensor do produto. O proprietário do produto defende o usuário final e orienta a equipe com decisões informadas com base no feedback.
Patrocinador do projeto VS. Proprietário do projeto
O patrocinador do projeto serve como uma linha de comunicação entre a equipe do projeto e os tomadores de decisão. Por outro lado, o proprietário do projeto atua como uma linha de comunicação entre o patrocinador do projeto e o gerente de projeto.
Patrocinador do projeto VS. Patrono do projeto
Um patrocinador do projeto é uma função formal que fornece recursos e orientação aos membros da equipe. Por outro lado, um patrono do projeto é uma função informal que fornece aos membros da equipe apoio inspirador e motivacional, bem como serve como um defensor do projeto para garantir que as partes interessadas estejam satisfeitas.
Patrocinador do projeto VS. Patrocinador executivo
Os termos patrocinador executivo e patrocinador do projeto são frequentemente confundidos. No entanto, eles podem diferir se o patrocinador executivo for um membro sênior ou presidente do conselho de projeto; neste cenário, um patrocinador do projeto atua como o elo de comunicação entre o conselho de projeto e a equipe de projeto.
Função do patrocinador executivo em um projeto
Um patrocinador executivo está preocupado em alcançar o sucesso do projeto e alinhar o projeto à visão e estratégia do negócio. O patrocinador executivo mantém a comunicação com o patrocinador do projeto e o resto do conselho de projeto para atualizações sobre a progressão do projeto.
Modelo de gráfico de organização do patrocinador do projeto
Baixe o modelo de gráfico de organização de patrocinadores do projeto
Use este modelo na apresentação da equipe de projeto para atribuir funções e visualizar a hierarquia e a organização das funções dentro da organização. Este modelo é uma ferramenta útil para lembrar os membros da equipe do projeto sobre o ponto de contato.
Como obter um patrocinador de projeto
Você pode simplificar o processo de escolha de um patrocinador de projeto preparando explicações sobre as funções e responsabilidades. Certifique-se de que o patrocinador do projeto saiba o que é esperado dele, pois isso o ajuda a identificar o mais adequado para o projeto.
Depois de saber o que está procurando, prepare-se para se encontrar com os candidatos seguindo as etapas abaixo:
- Defina a função e as responsabilidades
Tenha uma ideia clara do papel e das responsabilidades, para que você possa comunicá-las com eficácia. - O discurso
Esteja preparado para apresentar seu projeto com emoção e explicar como o apoio de um patrocinador também o beneficia. - Discuta a extensão e a participação esperada
Tenha uma ideia clara de quanto apoio o projeto exigirá do patrocinador do projeto. - Discuta como sua contribuição será fundamental para o sucesso do projeto
Identifique áreas do projeto que podem precisar de mais apoio e esteja preparado para discutir como será esse apoio. - Estabeleça expectativas de comunicação e um cronograma de reunião regular
Pense na quantidade ideal de comunicação entre um patrocinador do projeto e a equipe do projeto e, em seguida, delineie um exemplo de cronograma de reunião para compartilhar.
O que faz um patrocinador de projeto ser bom?
Um bom patrocinador do projeto é responsável, detém autoridade dentro da organização e pode influenciar o sucesso do projeto. Eles servem como líderes e defensores entusiasmados, incentivando a equipe do projeto e compartilhando progresso e conquistas com o conselho de projeto.
De acordo com Dolfing, um grande patrocinador executivo é um patrocinador ativo. Ele compartilha os seguintes oito princípios orientadores para um patrocinador de projeto bem-sucedido:
- Lembre-se: você não é responsável por trazer o projeto a tempo e dentro do orçamento: esse é o trabalho do gerente de projeto. Como patrocinador do projeto, você é responsável pela entrega dos resultados, benefícios e valor líquido do negócio.
- Os resultados do projeto não são resultados comerciais: um projeto pode fornecer um sistema, mas um sistema por si só não é igual ao valor do negócio. A empresa quer usar o sistema para melhorar seus negócios, competir e ganhar dinheiro. Este é um resultado diferente, que oferece um valor real para os negócios. Veja o que o investimento do seu projeto entregará; é um resultado de projeto que a empresa espera que funcione ou um resultado comercial que trará um valor comercial real e mensurável?
- Seu projeto está configurado para implementar mudanças, enquanto o negócio está configurado para não mudar: para que o projeto seja bem-sucedido, ele deve interromper os negócios de sempre e fornecer uma mudança valiosa. Para conseguir isso, um projeto requer a ajuda, o apoio e a sua autoridade e a de seu comitê diretor. Nenhuma mudança de negócios é igual a nenhum benefício comercial, o que significa que você falhou como patrocinador do projeto.
- Quem você tem em sua equipe de projeto determina os resultados: duas equipes de projeto com o mesmo problema produzirão duas soluções diferentes. Escolha sua equipe de projeto com sabedoria e cuidado. Vale a pena colocar um tempo significativo na etapa de resourcing do projeto, especialmente ao escolher seu gerente de projeto.
- Você não pode se concentrar em tudo, então você deve se concentrar em três coisas em particular:
- As listas de riscos, suposições, problemas e decisões do projeto (RAID): problemas que permanecem não resolvidos antes da implementação apresentam uma carga de trabalho e custo desconhecidos e não planejados. Se o registro de problemas explodir, o cronograma e o orçamento do seu projeto provavelmente também. E os riscos são as ameaças ao projeto e à entrega bem-sucedida. Uma série de novos riscos no final do projeto pode ameaçar a viabilidade de todo o projeto.
- O caminho crítico (ou cadeia): como você acompanha esse caminho determinará sua probabilidade de uma entrega dentro do prazo e do orçamento.
- O valor do seu projeto: o desvio de valor ocorre quando os benefícios de um projeto diminuem progressivamente enquanto os custos aumentam. O resultado é uma redução líquida no valor do projeto, o que muitas vezes move o projeto de retornos positivos para negativos.
- Esteja presente: visite a equipe do projeto pelo menos uma vez por mês, bem como as áreas de negócios impactadas pelo seu projeto. O que eles pensam sobre o projeto? Visite suas principais partes interessadas regularmente e avalie se elas ainda o apoiam. Você precisa ser visto como líder, comprometido e envolvido. Se está perdendo apoio comercial, você deve ser o primeiro a saber, para que você possa agir antes que seja tarde demais.
- Aprenda a fazer seu trabalho como patrocinador: o patrocínio ao projeto não é intuitivo ou uma extensão natural da linha ou do gerenciamento operacional. É um conjunto diferente de habilidades e base de conhecimentos que precisam ser aprendidos. Da mesma forma que você não gostaria de ter amadores trabalhando em seu projeto, não imponha um no topo.
- Cuidado com sinais de problemas, as pequenas mudanças que pegam você de surpresa: esses indicadores incluem rotatividade de funcionários não planejada que resulta em perda de conhecimento cumulativo do projeto, mudanças cumulativas de escopo que redirecionam todo o projeto e resultados de baixa qualidade. Com sua perspectiva mais ampla, você precisa rever esses principais indicadores de falha no projeto.
Lista de verificação com 10 atributos de bons patrocinadores projeto
Aqui estão 10 atributos que você deve procurar em um bom patrocinador do projeto:
- Participa: o patrocinador do projeto se envolve ativamente no planejamento e visualização do projeto.
- Faz orçamentos: o patrocinador do projeto revisa e aprova pessoal e gastos.
- Avalia: o patrocinador do projeto examina e aprova mudanças no plano do projeto.
- Resolve problemas: o patrocinador do projeto ajuda a resolver problemas e obstáculos.
- Apoia: o patrocinador do projeto trabalha e aconselha o gerente de projeto.
- Orienta: o patrocinador do projeto fornece conselhos e sugestões e toma decisões.
- Comunica: o patrocinador do projeto incentiva estratégias de comunicação eficazes.
- Faz a mediação: o patrocinador do projeto serve como um intermediário entre a equipe do projeto e os grupos de tomada de decisões.
- Comemora: o patrocinador do projeto honra o sucesso e a conclusão dos marcos.
- Avalia: o patrocinador do projeto avalia os sucessos e falhas do projeto após a conclusão.
Por que é fundamental manter o patrocinador do projeto informado?
Um patrocinador de projeto bem informado pode apoiar melhor o gerente de projeto auxiliando na comunicação entre departamentos. Mantenha o patrocinador do projeto bem informado para que ele possa defender o projeto e manter expectativas realistas entre a gerência, as partes interessadas e os clientes.
O que devo perguntar a um patrocinador de projeto?
Clareza e comunicação são essenciais para o sucesso do projeto. Prepare uma lista de perguntas para fazer ao patrocinador do projeto para ajudar a estabelecer uma compreensão mútua das responsabilidades, como a seguinte:
- Qual é o seu papel neste projeto?
- Qual é a finalidade deste projeto?
- Quais são as prioridades deste projeto?
- Que tipo de resistência ou desafios você prevê com este projeto?
- Como você gostaria que os problemas fossem escalados?
- Quando você está disponível?
- Com que frequência gostaria que o gerente de projeto contatasse você?
- Você entende o plano do projeto?
- Existem outros projetos dependentes desse projeto?
- Quais são seus pensamentos sobre o cronograma e o custo?
- Como você avaliará o produto final ou as entregas?
- Você tem requisitos específicos de desempenho?
- Existem regulamentos ou políticas de que precisamos estar cientes?
Como lidar com um patrocinador de projeto desafiador
O patrocinador do projeto pode nem sempre funcionar como esperado, por isso é importante "entender que eles também são humanos", diz Dolfing. "Aceite que os seres humanos nem sempre se comportam de maneira racional, razoável, consistente ou previsível, e operam com uma consciência dos sentimentos humanos e potenciais agendas pessoais. Ao entender a causa raiz do comportamento do patrocinador, você pode avaliar se há uma maneira melhor de vocês trabalharem juntos para manter um relacionamento produtivo."
Aqui estão alguns tipos de problemas que você pode encontrar e dicas para lidar com eles:
| Problema potencial do patrocinador | Etapas para remediar o problema |
|---|---|
| Patrocinador ausente ou inacessível |
|
| Patrocinador indeciso |
|
| Patrocinador envolvido demais ou microgerenciador |
|
| Patrocinador não terceirizado |
|
| Patrocinador crítico |
|